Die Pandemie brachte für viele Unternehmen einen Wandel in der Zusammenarbeit. Viele sahen gar ein Hindernis für Produktivität und Team-Arbeit. Nicht so der österreichische Telekommunikationsriese A1. A1 sah in den neuen Gegebenheiten eine Chance, Arbeit neu zu definieren und Teamarbeit durch Digitalisierung enorm zu verbessern.
Um die neue Arbeitsweise einem Test zu unterziehen, wurde ein virtuelles Festival zum Thema Zusammenarbeit und Co-Creation geplant.
„Ein virtuelles Festival ohne Unterstützung einer Fachagentur. Als wir angefangen haben, davon zu reden, hielten uns einige für verrückt“, sagt Rainer Salcher, Head of Organizational Development für den CTO-Bereich bei A1, „aber wir haben das im Alleingang organisiert: kein Technologiepartner, keine Agentur, nur ein Inhouse-Team und die vorhandene Technologie des Unternehmens.“
Eine Menge an Fragen stellte sich den Organisatoren. Wie sollte man die Anmeldung einfach und benutzerfreundlich gestalten? Wie verwaltet man die die Teilnehmerzahlen am besten? Wie steht’s um Schutz der Privatsphäre und der Daten der Teilnehmer? Und vor allem: Wie kann man den Wert der Veranstaltung effektiv vermitteln?
„Früher hätten wir ein Riesenbudget einer Agentur übergeben, um eine Plattform aufbauen zu lassen, die all diese Herausforderungen bewältigt“, sagt Salcher, „aber dann wurde uns klar, dass wir bereits über alle notwendigen Ressourcen verfügen.“
Förderung der Akzeptanz durch Workshops
Das Wiener Unternehmen A1 Telekom Austria Group ist ein führender Anbiete von digitalen Dienstleistungen im Kommunikationsbereich und betreut in sieben CEE-Ländern mehr als 25 Millionen Kunden. Und das mit 18.000 Mitarbeitern, die modernste Breitbandinfrastruktur nutzen.
Aber das war nicht immer so: Kurz vor der Pandemie zeigte sich, dass man in manchen Bereichen dem Standard ein wenig hinterherhinkt. Gwendolin Eberhart, Executive Assistant des CHRO, erinnert sich: „Es gab einige Shareboxen, aber die primären Sharing-Tools waren Skype und E-Mail.“
In kleinem Rahmen wurde Microsoft Teams als zeitgemäße Alternative getestet. Doch COVID gab der Ausweitung der Microsoft-Infrastruktur auf das ganze Unternehmen schnell den nötigen Drive. In mehr als 300 Schulungen und Workshops allein im Jahr 2020 wurden den Mitarbeitern die Vorteile moderner digitaler Kommunikation vermittelt. „Ich war wirklich überrascht über die Akzeptanzraten“, sagte Eberhart, „alle wechselten fast sofort zu Microsoft Teams“.
Planungsprozess als Lernprozess
Ursprünglich war geplant, das Festival als Hybrid-Veranstaltung durchzuführen, mit Sitzungen und Workshops vor Ort und Keynotes, die virtuell über Teams gehalten wurden.
„Da war enormes Lernen für uns drin“, sagt Eberhart. „A1 hatte zuvor noch nie eine vollständig virtuelle, intern organisierte Veranstaltung durchgeführt, so dass wir nicht wirklich wussten, wie das am Ende aussehen würde.“
Mehr Teilnehmer, bessere Erreichbarkeit
Keynotes und inhaltsorientierte Sitzungen wurden via Microsoft Teams Live Events durchgeführt. Einerseits wurden die Veranstaltungen als Termine mit Outlook synchronisiert – was ein Teilnehmen per einfachem Mausklick aus dem Kalender heraus ermöglichte – und andererseits konnten Teilnehmer Sitzungen leicht und gesetzeskonform später (noch einmal) ansehen.
Insgesamt konnten an diesem New Work Festival 1.500 Teilnehmer bei 61 Veranstaltungen innerhalb von neun Tagen begrüßt werden – und all da im virtuellen Veranstaltungsraum.
Die Organisation mit einem gemeinsamen Ziel vereinen
Das Festival war so ein durchschlagender Erfolg, dass A1 innerhalb eines halben Jahres bereits die zweite virtuelle Veranstaltung plante. „Jeder, vom Callcenter bis zur Marketingabteilung, konnte sich aktiv an den Diskussionen beteiligen“, so Eberhart, „und nach dem Erfolg des New Work Festivals haben wir mit einer Veranstaltung zum Thema Führung gleich weitergemacht.“
In Zukunft möchte sich A1 dem virtuellen Format auf verschiedene Art nähern: „Als nächstes wollen wir uns auf Hybrid-Formate konzentrieren“, so Gwendolyn Eberhart, „denn wir haben das Gefühl, dass eine Mischung aus persönlichem und virtuellem Event am besten funktionieren wird.“
Mit den virtuellen Veranstaltungen konnte auch der funktionsübergreifende Austausch angekurbelt werden. Denn, so sind sich die Verantwortlichen bei A1 einig, bei disloziertem Arbeiten im digitalisierten Unternehmen ist es wichtig, dass wirklich jeder seine Gedanken einbringen kann und auf gemeinsame Ziele hinarbeitet, egal, welche Rolle er spielt und wo er sich gerade befindet.